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          廣東中天粵會計師事務所(特殊普通合伙)

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          審計如何做好盤點工作?

          更新日期:2021年03月01日

          聲明:本文由作者Benny撰寫,觀點僅代表個人,文中部分圖片來自于網絡,感謝原作者。

          又到了年底盤點的時候。

          我一直都很喜歡盤點,很多時候,這也許是在項目上最近距離接觸存貨的機會。很多存貨讓你大開眼界,很多存貨也讓你感覺很有意思,走出辦公室,了解存貨,了解產品,了解業務,才能了解這個行業,這個企業,和發現風險。

          我盤點過大風車、鋼鐵、煤礦、危險的化學品、汽車、豬,數都數不清了,盤點不同的存貨,也會發生一些有趣的故事。

          很多小朋友說,盤點,就是數數嘛,看似也很簡單。

          其實,盤點無外乎兩點,數量和質量。

          也聽有人說,盤點其實不重要,走走過程就好,畢竟只是抽盤,又不是全盤,數量肯定盤不準。這句話其實出自一個合伙人的之口,辦公室里對員工的這種教導,也可以想象這個合伙人的審計質量有多么不靠譜。

          盤點,也許是你唯一的一次可以接觸企業的存貨或者產品的機會,利用好盤點,會對你的審計提供很大的幫助。

          1、提前做好盤點計劃。

          眾所周知,審計盤點其實只是監盤,所以我們需要在企業確定了其存貨的情況下,再進行監盤。我們可以在企業進行年底全面盤點的時候同時進行監盤,也可以之后再進行監盤。若我們提前進行監盤,盤點就沒有意義,因為企業自己可能都不知道自己有多少存貨,難道靠審計師去盤嗎?這時候即使給到你的存貨清單,也未必準確,甚至可能都沒有存貨清單。

          在盤點前,一定要拿到企業的存貨清單,清單中必須包含產品名稱、識別編號、存儲地點、數量、單價、金額等,存貨清單的金額要與賬上記載的存貨金額進行核對,若差異較大,就要尋找原因,我之前就遇到了企業給的存貨清單不全的情況。

          如果有多個倉庫或者存儲地點的,要通過存貨清單的記載,判斷重點抽查哪些倉庫。

          通過存貨清單的記載,判斷哪些產品重要,需要重點抽查。

          最好能拿到企業自己的盤點計劃,通過盤點計劃中的內容,判斷盤點的難易程度,需要耗費多長時間,通過評價企業的盤點計劃,判斷企業提供的清單,或者已經進行完的盤點,是否值得信任,根據對企業盤點計劃的了解,來規劃自己的監盤計劃。

          2、通過觀察,判斷內控

          盤點過程中,除了財務人員以外,通常會包括倉管人員,甚至業務人員,眼觀六路、耳聽八方,這也是審計的重要方法。

          很多時候,財務的一面之詞,往往與現實不符,通過與倉管,業務人員的溝通,可以判斷出很多問題。

          比如,通過與倉管溝通,問及平時如何做收發貨,如何填制的收發貨單據,就可以判斷這個企業的對于存貨管理內部控制是否達到有效控制,如果企業的內控管理失效,讓倉管的工作變得困難,或者倉管自己深知無法控制,有些倉管也許會就這些問題像你透露,甚至抱怨?;蛘吣闩c他的談話中,會明顯感覺他對于自己管理的倉庫的存貨的一種不確定性。

          如果倉庫管理的情況理想,你也能在詢問中,感覺到倉管對于自己管理的存貨的那種胸有成竹,他對于自己的倉庫的那種了如指掌。

          再就是通過觀察,如果你看到倉庫內所有的存貨擺放整齊,標簽填列齊全,倉管的收發記錄、相關單據等記錄和保管整齊有序,那么這些存貨更值得信任。

          如果你看到存貨的擺放雜亂無章,倉管的單據隨處丟棄,那么你可能就要考慮加大抽盤范圍,這些存貨的內控管理上可能就會出現問題。

          如果恰逢盤點時有正在辦理存貨出入庫的事項,你也可以進行觀察和了解,通過觀察相關的處理流程,對存貨的管理便會自有判斷。

          3、盤點數量

          數量的盤點,也是存貨盤點最基礎的工作。本身數量的盤點沒有難度,只要把數字數清楚就行。但是不同的存貨,數量的盤點可能也會出現不同的問題。

          比如,不同的存貨,有些可能按個數,有些可能是按重量,我曾遇到過盤點鋼板,盤點表上的計量單位是個數,單價和金額也是以個數來計算,而實際盤點中,卻是稱重量。因為鋼板每次使用的時候不是一整塊的使用,而是進行切割,而且都是切割的不規則形狀,你就沒辦法判斷是幾個,而鋼板采購的時候,卻是按整片鋼板一個多少錢來計算的。類似于這種情況,就要進行一個合理的單位轉換,否則,我們也失去的盤點數量的意義。因為我們盤點數量的目的,是要保證數量的準確,最終是要保證報表中的存貨金額準確。如果無法進行金額的準確計算,也就無法保證報表中的存貨金額是否合理。

          裝箱或者打包的產品,如果堆放整齊,一定要挑選部分開箱檢查,以免出現濫竽充數,如果覺得頻繁的開箱會影響效率,或者引起企業的不滿,也需要隨機應變,比如有些東西是不怕摔打的,你可以踢一腳或者抬一下,判斷這個箱子的重量和感覺,如果明顯的感覺某個箱子比較輕或者不對勁,再進行有針對性的開箱檢查,而之前的小動作,都是在不經意間進行。

          4、從盤點表到實物,從實物到盤點表

          盤點的過程中,通常我們會遇到兩種方式,

          一、企業通過盤點表的記載,你要盤哪個存貨,企業就帶你去盤哪些存貨。這也就是從盤點表到實物的盤點。這種盤點在盤點過程中,如果看到沒有盤到的存貨,或者你感興趣的,或者你好奇的,或者你覺得重要的,體型大的,或者就是順口只是順口問一句,都要進行及時盤點、及時再盤點表中記錄,這也就是從實物到盤點表的盤點。這兩種盤點方式是相輔相成,同時進行的,而不是只是悶著頭把盤點表中你看到的大金額的存貨盤一遍,其他的不聞不問。

          我經常舉到的一個例子,我就是在拿著盤點表盤點的時候,無意間路過了一個小倉庫,倉庫門被鎖起來了,我感覺里邊是存放著東西的,比較好奇,我就問了一句這個倉庫是干嘛的。倉管人員說也是存放存貨的,首先我問這些存貨是不是我們的,都是什么東西,在不在我們的這個盤點表上,如果是我們的東西,那么打開我要看一下。然后進入倉庫之后,里邊存放著大量的機器設備和產品,涉及金額非常大,但就是因為某些原因,產品賣不掉,又不舍得報廢,只能一只存在這里,希望有生之年興許還能再放光輝。這時候你要考慮,這些存貨是否存在減值的跡象。盤點表中是否有這些產品,報表中的存貨是否包含這些產品。事實是這些產品報表中肯定是存在的,企業之所以藏起來是怕提減值。

          二、企業通過帶著你走一圈,遇到什么存貨就盤什么存貨,然后在盤點表中進行記錄。如果發現某個產品金額比較大,或者比較特殊,企業卻不盤,就要求企業專門去盤點此物品。

          我之前也是在一個企業盤點遇到這種情況,有一個設備金額不算大,但是也絕對不小,而且數量只有一個,我要求必須要去看看,結果企業找了半天,在一個不起眼的地方終于找到了它,通過對這個東西的了解,也是存在著明顯的減值跡象。

          5、盤點質量

          除了盤點數量,還有更重要的盤點質量,所謂質量,其實也就上上文說提到的,是否存在減值跡象。這些減值跡象,包括是否腐爛,或者像剛才提到的,雖然產品是好產品,也很值錢,但卻已經沒有了任何利用價值,還有化學產品是否存在揮發,服裝產品是否會過時,是否存在更新換代等等。這些因素就要考慮到是否計提減值準備。

          還有就是如果企業報表中已經計提了減值,也要進行關注,考慮這些減值是否應該計提。因為存貨的減值是允許轉回的,很多上市公司曾經就利用減值來做文章,通過減值的準備的轉回,來增加利潤,以達到保殼的目的。

          6、專家工作

          作為審計人員,我們去不同的行業,不同的企業去審計,去盤點,但是通常我們對企業的產品并不了解,在盤點過程中,通常企業說什么就是什么。盤點表中記錄著名稱或者型號,企業隨便指一個產品說是什么,很多時候我們也無法判斷。其實這也是一種比較被動的局面。

          利用專家的工作,其實也很少會有事務所請專業的專家來幫助進行鑒定,大部分都是審計人員自己跟著企業監盤。其實在這種環境下,利用專家的工作,也可以延伸為對企業的產品提前進行了解。既然去審計一個企業,那必然要對企業的情況,產品,行業狀況進行了解,利用網絡等通訊,提前對企業的產品進行了解,才能保證盤點的有效。比如,之前跟同事去盤點管件類的產品,企業指著一個螺絲釘狀的東西就說這是什么型號的法蘭,同事就在盤點表記錄,我當即就做出了疑問,我從來沒有見過長條形的法蘭。

          7、所有權

          盤點過程中,也經常會遇到別人寄存的產品。比如產品已經賣出去了,客戶卻沒有來把產品提走,這些產品,首先不屬于我們的盤點范圍,我們不對這些產品進行盤點。但是我們需要對此檢查相應的銷售合同,訂單,保管合同等等。

          也有可能企業已經購買的產品,保管在供應商處并未提貨,或者寄存于第三方倉庫的產品。這種情況,也要對這些存貨進行盤點。如果距離較遠,或者其他因素無法前往盤點,應該對這些存貨進行函證。

          在看企業的賬的時候,要關注費用中,有沒有類似于倉庫的租賃費,這樣也可以判斷是否有企業沒有提供的寄存倉庫。

          如果有寄存于第三方的倉庫,也可以讓企業提供與第三方倉庫有關的發運憑證,單據?;蛘咴儐柶髽I如何對第三方倉庫的貨物進行保證。有些制造企業,制造工廠和銷售地距離很遠,就會把產品先行運輸到銷售地保管,以待銷售,這種第三方倉庫,距離較遠,無法派人經常去監督,但是對于自己的貨物,企業總是會有相應的方式去保證自己的貨物不會損壞和丟失。有些倉庫有自己的網絡平臺或者數據庫,企業可以登錄倉庫的網絡平臺調閱數據,審計人員就可以利用這些平臺進行審閱。

          也有些銷售公司,產品是由第三方加工廠代為加工的,所以通常也就沒有自己的倉庫,產品會存放于第三方的代工廠或者在加工廠當地租賃倉庫,也會存在類似的情況。

          總體的原則就是,自己倉庫里不屬于自己的貨物不盤,但是要取到相關證據。寄存于供應商或者第三方的貨物,要前往盤點,或者進行函證,并了解此類存貨的相關控制。

          8、倒推工作

          并不是所有的盤點都會集中在12月31日,很多時候我們的盤點是滯后的,但是我們審計的是12月31日的報表,也就需要我們把存貨的盤點數量還原至12月31日的數字。這種倒推工作,就從采購和銷售兩方面進行。

          首先你要拿到從12月31日到你的盤點日期間的存貨的收發存報表,收發存流水,出入庫單,采購和銷售的相關單據,驗證其收發的數量準確性。數據倒推本身很簡單,就是簡單的加減法,關鍵在于要審查企業提供的收發存記錄是否準確,是否有偽造的情況。這就需要對單據和記錄一一對應。其實也是通過從收發存流水去查相應的出入庫單,然后抽一些出入庫單,對照有沒有相應的收發存記錄,然后也可以結合實質性程序,查閱一些采購和銷售的訂單或者合同,來發現問題。當然也可以結合之前說的你所判斷的企業存貨的內控管理,進行自己的判斷。

          存貨盤點是一項重要的工作,除了單純的數數以為,要結合風險評估,內控有效性,實質性程序等多方結合,才會對你的審計盤點提供支撐。

          最后,不要忘記完成最終的盤點報告,記錄盤點的過程、時間、人員、盤點方式,也是重要的審計證據。



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